CategoriesBlog

Práctica Recomendada No. 31R-03 de AACE International

Proceso de revisión, validación y documentación del estimado de costos

El propósito de la Práctica Recomendada No. 31R-03 de AACE International es proporcionar directrices para la revisión, validación y documentación de estimados de costos. Esta práctica define los elementos básicos y brinda amplias pautas para el proceso de revisión y documentación de estimados, aplicable a cualquier tipo de estimación en cualquier industria. El objetivo es asegurar que los estimados reflejen la estrategia, objetivos, alcance y riesgos del proyecto, y cumplan con los requisitos financieros y de rendimiento de las partes interesadas. Además, busca garantizar que los estimados sean claros, organizados y presentados a un nivel de detalle apropiado, y que cada costo en el resumen del estimado sea rastreable hasta el detalle del estimado y otros respaldos. Esta práctica también enfatiza la importancia de incorporar un ciclo de retroalimentación estructurado para asegurar que los comentarios importantes que requieren acciones correctivas para ser incorporados en el estimado final.

Pasos del proceso de revisión, validación y documentación del estimado según la Práctica Recomendada No. 31R-03

Según la Práctica Recomendada No. 31R-03 de AACE International, el proceso de revisión, validación y documentación del estimado consta de varios pasos clave. Estos pasos incluyen:

A.-Revisión

Este paso se enfoca en asegurar que el estimado cumple con los requisitos técnicos y de calidad. Se verifica si se desarrolló utilizando prácticas y datos requeridos contractual o procedimentalmente, si cubre todo el alcance del proyecto, si está libre de errores y omisiones a un nivel macro, y si está estructurado y presentado en el formato esperado.

Elementos Cruciales en la Revisión de Estimados

Los elementos clave en la revisión de estimados son fundamentales para garantizar la calidad, precisión y fiabilidad de los estimados preparados por terceros.

    • Calidad de los documentos base: Asegurar documentos de alta calidad y completos.
    • Organización y claridad de la documentación: Estructura y presentación clara del estimado.
    • Validación de métricas y ratios clave: Comparar con métricas de proyectos similares.
    • Independencia en la revisión: Evaluación objetiva y sin sesgos.
    • Planificación y gestión del proceso de revisión: Proceso estructurado para cubrir todos los aspectos relevantes.
    • Revisión técnica del equipo de estimación: Participación de un equipo técnico experimentado.
    • Validación del estimado con métricas de proyectos similares: Asegurar competitividad y adecuación.
    • Evaluación de riesgos asociados al estimado: Comprender la fiabilidad y precisión del estimado.

Estos elementos aseguran que los estimados sean claros, organizados y detallados, cumpliendo con los requisitos del proyecto y de la organización.

B.-Validación

La validación es de naturaleza cuantitativa y se centra en asegurar que el estimado cumple con las expectativas y requisitos del proyecto en términos de su idoneidad y competitividad. Se compara el estimado con métricas de costos y objetivos de costos, incluyendo datos de terceros, proyectos similares y métricas históricas.

La validación del estimado implica comparar el estimado con métricas clave y ratios de referencia, tanto internos como externos. Esto puede incluir la comparación con datos históricos de proyectos similares, métricas de desempeño clave de la empresa (KPIs), y benchmarks de fuentes externas. El objetivo es asegurar que los principales indicadores del estimado estén alineados con o representen una mejora con respecto a proyectos similares. Cualquier discrepancia significativa debe ser explicada y justificada.

Además, la validación del estimado puede incluir la preparación de un estimado de verificación, utilizando métodos de estimación más conceptuales. Esto permite identificar y explicar cualquier discrepancia significativa entre los estimados. También se debe considerar el análisis de riesgos asociados al estimado, así como la preparación de estimados rápidos para comparación.

B.-Documentación

Este paso implica la creación de una documentación clara y confiable que refleje el estimado y su respaldo. La documentación debe ser concisa, consistente y comprensible para el equipo del proyecto y la dirección.

La documentación del estimado debe incluir:

Organización y claridad: La documentación debe estar bien estructurada y presentada de manera clara y comprensible, tanto en el resumen del estimado como en el detalle. Esto facilita su revisión y comprensión por parte de los interesados.

Rastreabilidad y respaldo: Cada costo que aparece en el resumen del estimado debe ser rastreable hasta el detalle del estimado y otros respaldos. Esto garantiza la transparencia y la coherencia en el proceso de revisión y validación.

Actualización del documento base del estimado: Es esencial que el documento base del estimado se actualice para reflejar la base actual. Esto garantiza que el estimado final sea consistente, confiable y apropiado para su uso previsto.

Cumplimiento de estándares y mejores prácticas: La documentación del estimado debe seguir estándares de la industria y las mejores prácticas en cuanto a su formato, contenido y nivel de detalle.

El Evento de aseguramiento de estimación de costos

Los Eventos de Aseguramiento de la Estimación de Costes son evaluaciones estructuradas e independientes del Proyecto en relación con las Mejores Prácticas, identificando debilidades y deficiencias y haciendo recomendaciones específicas para su mejora. Ayudan a confirmar que los proyectos se estiman de forma coherente en apoyo de los requisitos de entrada y a respaldar la necesidad de los responsables de la toma de decisiones de confiar en la estimación de costes.
Cuanto mayor sea la importancia del proyecto, tanto en términos de exposición financiera de la empresa como de relevancia estratégica y riesgo, más sujeto estará a estos eventos y al seguimiento de la actividad. Estos eventos pueden ser pasos obligatorios de acuerdo con los requerimientos de la Compañía o pueden ser solicitados por la Empresa Conjunta o por el Equipo del Proyecto, de acuerdo con la complejidad y necesidades del proyecto. Estas actividades también pueden ser necesarias para la Inversión Previa a la Ejecución, cambios importantes en el proyecto y la consiguiente reautorización de la Inversión.
Los Eventos de Aseguramiento de la Estimación de Costos son parte de las actividades de Aseguramiento del Valor de la Estimación de Costos y pueden clasificarse como:

Evento de Revisión del estimado de costes con asistencia entre pares:

Esta es una reunión, taller o revisión de escritorio en la que los estimadores, externos al Equipo de Proyecto, se reúnen con el equipo con el objetivo de:

  • que todos los asistentes aprendan de los conocimientos y experiencia compartidos por los participantes
  •  ayudar en la estimación y verificar el trabajo en curso.
  • sugerir cambios en la estimación y nuevas áreas de investigación.

La principal necesidad y ventaja de estas prácticas es que el equipo del proyecto obtiene ayuda de compañeros ajenos al equipo y el intercambio de aprendizaje entre equipos.

Revisión por pares de la estimación de costes:

Revisión en profundidad de un trabajo terminado, en la que los estimadores, externos al equipo del proyecto, revisan el alcance del proyecto y el respaldo de la estimación:

  • para cuestionar y verificar los supuestos realizados y la información disponible;
  • recomendar cambios en la estimación y otras áreas de investigación.

La revisión por pares está diseñada para tener una perspectiva independiente:

Los responsables de la toma de decisiones obtienen la garantía de pares ajenos al equipo de que el proyecto cumple los objetivos empresariales desde una perspectiva de estimación, comprobando que la calidad está incorporada en el proceso de desarrollo de la estimación. No se trata de contribuir al trabajo, sino de garantizar que la estimación tiene la calidad esperada.

Revisión de la garantía del cálculo de costes: Es una revisión estructurada, independiente e integrada. Se lleva a cabo como parte de una revisión de aseguramiento de mayor alcance. La actividad de revisión de fiabilidad la llevan a cabo estimadores independientes.
Una revisión de garantía no pretende ser una auditoría técnica, sino que tiene por objeto

  • evaluar la solidez de los elementos clave del proyecto y verificar si todo está en su sitio antes de iniciar la siguiente fase;
  • desafiar al equipo del proyecto a que justifique su trabajo, como las fuentes de información utilizadas para definir el alcance del trabajo y los datos que respaldan el resultado de la estimación;
  • identificar los puntos débiles y las recomendaciones de mejora.

La gestión del proyecto y el compromiso del equipo son fundamentales para que el resultado sea satisfactorio, a fin de garantizar una comunicación y una planificación eficaces de la actividad.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS "PLAN DEL ESTIMADO" Y “BASES DEL ESTIMADO" EN EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL ESTIMADO DE COSTOS

El “Plan del Estimado” y las “Bases del Estimado” son documentos esenciales para el aseguramiento de la calidad en la estimación de costos. Juntos, proporcionan un marco para desarrollar estimados de costos de manera metódica, transparente y confiable, lo cual es vital para la toma de decisiones informadas, la gestión de riesgos y el éxito general del proyecto.

La importancia de estos documentos radica en varios aspectos clave:

a.    Plan del Estimado

El “Plan del Estimado” es un documento que detalla la metodología, los procesos, y los estándares que se seguirán para desarrollar el estimado de costos. Este plan es esencial por varias razones:

Estandarización: Proporciona un enfoque estandarizado para la estimación de costos, asegurando que todos los estimados se preparen de manera consistente y de acuerdo con las mejores prácticas de la industria.

Metodología: Define las técnicas y herramientas de estimación que se utilizarán, lo que ayuda a garantizar que el estimado sea realizado utilizando métodos probados y confiables.

Roles y Responsabilidades: Establece quién estará involucrado en el proceso de estimación y cuáles serán sus responsabilidades, fomentando la claridad y la colaboración entre los equipos.

Cronograma: Incluye un cronograma para el proceso de estimación, asegurando que el estimado se complete a tiempo para su uso en la toma de decisiones críticas del proyecto.

b.    Bases del Estimado

El documento de “Bases del Estimado” proporciona un registro detallado de los supuestos, las inclusiones, las exclusiones, y los criterios utilizados en la preparación del estimado de costos. Este documento es crucial por varias razones:

Transparencia: Detalla los supuestos y condiciones bajo los cuales se ha realizado el estimado, ofreciendo una comprensión clara de cómo se derivaron los costos.

Precisión: Al documentar las fuentes de información, los métodos de cálculo y los factores de ajuste utilizados, se mejora la precisión del estimado.

Verificabilidad: Permite a terceros revisar y verificar cómo se compiló el estimado, lo cual es fundamental para la confianza de los stakeholders en la precisión del estimado.

Gestión de Cambios: Facilita la gestión de cambios al proporcionar una línea base que puede ser actualizada a medida que cambian los supuestos o condiciones del proyecto.

Comunicación: Sirve como una herramienta de comunicación entre el equipo de estimación de costos y otras partes interesadas, permitiendo que todos comprendan cómo se ha formulado el estimado.

c. La transición cuidadosa y metódica entre el “Plan del Estimado” y las “Bases del Estimado”

La transición efectiva entre los documentos “Plan del Estimado” y “Bases del Estimado” es fundamental para el aseguramiento de la calidad en la estimación de costos de un proyecto. Esta transición no solo refleja un flujo metodológico desde la planificación hasta la ejecución de la estimación, sino que también establece una base sólida para la precisión, transparencia y confiabilidad de los estimados de costos. A continuación, se detallan aspectos clave que enriquecen la comprensión y la importancia de esta transición:

Integración Metodológica

    • Flujo Coherente: La transición asegura un flujo coherente de información y metodologías desde el “Plan del Estimado”, donde se definen las estrategias y procesos, hacia las “Bases del Estimado”, que detallan la ejecución específica y los supuestos utilizados. Esta coherencia metodológica es crucial para mantener la alineación y la calidad a lo largo del proceso de estimación.
    • Consistencia en Aplicación: La transición efectiva garantiza que los métodos y herramientas definidos en el Plan del Estimado se apliquen consistentemente en las Bases del Estimado, lo cual es esencial para la validez y fiabilidad del estimado final.

Claridad y Transparencia

    • Documentación de Supuestos: La transición permite una documentación clara y detallada de los supuestos, métodos y datos utilizados en las “Bases del Estimado”. Esta claridad es vital para la transparencia y permite una verificación y validación eficaz del estimado por parte de terceros.
    • Rastreabilidad: Facilita la rastreabilidad de las decisiones y supuestos desde la concepción inicial hasta la estimación finalizada. Esto es importante para auditar el proceso de estimación, realizar ajustes y responder a cambios en los requisitos del proyecto.

Aseguramiento de la Calidad

    • Validación de Metodologías: La transición entre documentos asegura que las metodologías y estrategias planificadas sean validadas a través de su aplicación práctica en las Bases del Estimado. Esto contribuye directamente al aseguramiento de la calidad del estimado, permitiendo identificar y corregir desviaciones o inexactitudes.
    • Mejora Continua: Permite la identificación de áreas de mejora en el proceso de estimación de costos. Al analizar la efectividad de la transición y la aplicación de las estrategias definidas, las organizaciones pueden adaptar y perfeccionar continuamente sus prácticas de estimación para futuros proyectos.

Comunicación y Colaboración

    • Facilitación de la Comunicación: Una transición clara y bien documentada mejora la comunicación entre los equipos de proyecto, los estimadores de costos y las partes interesadas. Esto asegura que todos los involucrados tengan una comprensión unificada de los objetivos, procesos y resultados esperados de la estimación de costos.
    • Colaboración Efectiva: Promueve una colaboración efectiva al establecer expectativas claras y proporcionar un marco común para la discusión y revisión del estimado de costos. Esto es esencial para el ajuste y validación colaborativos del estimado.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

We are Always Here To Help You

Contact us

We are Caf-Corporation Cost Engineering Company. Providing the highest quality in Cost Engineering Services and Project Cost Database.

Copyright © 2023 Caf-Corporation. All Rights Reserved.